rosim.ru – Официальный сайт Преподаватель бизнес-практики Школы управления СКОЛКОВО Павел Биленко на примере российских и зарубежных бизнесов рассказал, что такое операционная эффективность и зачем ее развивать в компаниях.
Повышение операционной эффективности
Повышение операционной эффективности компании – одна из ключевых задач руководства. Результатом станет улучшение позиций на рынке, повышение конкурентоспособности предприятия, улучшение качества продукции при снижении затрат. Операционная эффективность важна не только для крупных предприятий, но и для малого бизнеса, если он заинтересован в стабильности и успешном развитии.
Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.
Важно четко понимать, на чем можно сэкономить, а какие расходы лучше не трогать, чтобы не довести компанию до банкротства. Для этого в первую очередь необходимо четко классифицировать существующие расходы.
Операционная эффективность предприятия – это достижение наилучшего соотношения между задействованными ресурсами и конечными результатами работы. Компания, функционирующая подобным образом, выполняет одинаковые действия быстрее, результативнее и с меньшим количеством ошибок, затрат, нежели конкуренты. При этом речь не идет о простой экономии ресурсов, а об оптимальном их использовании.
Часто данное понятие путают со стратегией. На самом деле это не так: стратегия разрабатывается самостоятельно, в ней определяются сферы деятельности, основные целевые показатели, пути их достижения, направления развития. Операционная эффективность – тактический инструмент, без которого, тем не менее, невозможна нормальная повседневная работа и завоевание устойчивой позиции на рынке. Особенно значима эта область для малого бизнеса. Только максимальное усовершенствование всех бизнес-операций позволяет небольшой фирме конкурировать с гигантами рынка, которые могут себе позволить сосредоточиться на стратегических направлениях.
Что такое операционная эффективность?
Операционная эффективность – это обеспечение оптимального соотношения между используемой ресурсной базой и затратами организации. Ресурсы нужно не просто экономить, а использовать максимально результативно, чтобы увеличить прибыль компании при снижении издержек производства.
Операционную эффективность часто путают со стратегией развития бизнеса, хотя перед ними стоят разные задачи. Стратегия направлена преимущественно на долгосрочное планирование: она определяет направления развития, сферы деятельности, поставленные цели и пути их достижения. А операционная эффективность имеет для организации тактическое значение: от нее зависит, как решаются практические повседневные задачи здесь и сейчас.
Умение грамотно планировать использование ресурсов и максимальное совершенствование всех бизнес-операций дает возможность обойти конкурентов, уменьшить количество ошибок в производственном процессе и создать условия для экономического роста. Из-за этого повышение операционной эффективности важно даже для небольших, недавно открытых предприятий. Они начинают быстрее развиваться, лучше взаимодействуют с контрагентами, что создает условия для роста.
Производственная система как основа операционной эффективности
Производственная система — это тип организации производства, направленный на борьбу с потерями всех видов и во всех сферах деятельности. Один из способов развить производственную систему — вовлекать сотрудников. Например, внедрить формат квалификационного соревнования. Российский холдинг «Севергрупп» проводит интеллектуальные баттлы с участием сотрудников и генерального директора. Они соревнуются в знаниях на разные темы: проверяют свои силы в знаниях металлургического процесса. Каждый предприниматель может проводить что-то подобное в своей сфере через общение в рабочих чатах.
Пример из зарубежной практики: компания Mercedes-Benz выделяет лучших операторов. Основной критерий выбора связан с количеством улучшений и инициатив. Те работники, чьи предложения принесли максимальную ценность для компании, получают преференции.
Основные требования к производственной системе компаний и ее оценка
Чтобы выработать эффективную производственную систему, необходимо фокусироваться на трех основных составляющих:
— Цифровые цели. Цели при реализации проекта производственной системы должны исходить из стратегических целей компании и доводиться до каждого сотрудника в виде оцифрованных показателей.
— Комплексность. Производственная система — синергия функциональных направлений компании. Она должна охватывать все процессы и операции, связанные с созданием ценности для потребителя: конструкторская разработка продукта, технологическая подготовка производства, само производство, продажи, послепродажное обслуживание, логистика, финансовый блок, закупки и все остальные процессы.
— Идеология и инструменты. Производственная система должна состоять из новой идеологии и выбранных инструментальных систем для решения задач компании. Система будет выстроена успешно, если все сотрудники будут понимать, к каким целям идет компания и почему именно к ним.
При интеграции производственной системы важно контролировать соблюдение сроков, прибыль и затраты. После того, как все эти требования будут соблюдены, а производственная система выстроена, можно переходить к самой операционной эффективности.
Пять ключевых принципов операционной эффективности
У операционной эффективности есть несколько ключевых принципов
— Value, ценность: что на самом деле покупают покупатели? В чем ценность в их глазах?
— Value Stream Analysis, анализ потока создания ценности: как создается ценность?
— Flow, выровненный поток: оптимизация, сглаживания потока создания ценности.
— Pull, вытягивание: запуск потока только по фактической потребности.
— Perfection, совершенствование: неустанная погоня за устранением потерь.
Хороший пример — «Додо Пицца». У компании никогда бы не получилось вырасти из локального микробизнеса в компанию с присутствием во многих странах мира, если бы она не соблюдала основные принципы операционной эффективности. В «Додо Пицце» есть ценность, сотрудники ее постоянно анализируют. Есть управление клиентским временем ожидания доставки продукта, стандарты операционной процедуры на кухне. Все это помогает бизнесу активно расширяться.
Что можно и что нельзя
Основное правило — сокращать по максимуму постоянные или фиксированные затраты. При уменьшении прибыли покрыть их будет сложнее. Переменные расходы зависят от объема продаж, поэтому их снижают по минимуму.
Фонд оплаты труда
Действующее законодательство допускает сокращение заработной платы работников в одностороннем порядке. Но: для снижения затрат на персонал нужны веские основания.
Например, работодатель сумеет доказать, что экономические санкции негативно отразились на производственном процессе (ст. 72 ТК РФ).
Проще снизить зарплату по соглашению сторон – максимум на 30%. Допустимы ограничения в части поощрительных выплат. Пересмотрите условия назначения премий и бонусов и внесите изменения в локальные нормативные акты.
Часть работ в кризис выгоднее передать на аутсорс: опытные эксперты Главбух Ассистент возьмут на себя бухгалтерский и налоговый учет, помогут решить кадровые проблемы и окажут юридическую поддержку. Обойдутся услуги аутсорсера дешевле по сравнению со штатными сотрудниками.
Роль клиента в процессе операционной эффективности
Важно помнить, что для любого заказчика бизнес должен нести какую-то ценность, поэтому на все решения стоит смотреть глазами клиента. Деятельность, которая добавляет ценность, напрямую способствует удовлетворению потребностей заказчика. Не добавляет ценности все, что требует времени или ресурсов и при этом не способствует удовлетворению потребностей. Например, долгое ожидание.
В клиентском пути существует несколько десятков точек взаимодействия. Все их нужно постоянно улучшать, анализировать бизнес с позиции внутреннего клиента, сотрудников разных департаментов и услуг. Здесь появляется важная управленческая задача — трансформировать «голос клиента» в необходимые для улучшения процессов метрики.
Принципы операционной эффективности
Операцию можно назвать хорошо отлаженной в том случае, если ее регламент и практическая реализация соответствуют следующим принципам:
Сокращение штата
Работодатель вправе сократить количество работников, главное – соблюсти определенную законодательством процедуру. В первую очередь рекомендуют сокращать управленческий состав, сотрудников, не связанных напрямую с производством: офис-менеджеров, логистов, бухгалтеров. Сокращенным работникам необходимо выплатить выходное пособие и компенсацию.
Важно! Если уволить сотрудника неправильно, тот может добиться по суду восстановления на работе и компенсации за моральный вред.
Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.
При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.
Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.
Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.
Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.
Материалы и сырье
Экономия подразумевает несколько вариантов.
Арендные платежи
Опишем примеры действий.
Производственные затраты
Существует несколько способов снижения затрат на производство продукции.
Логистические расходы
Снижение логистических затрат требует комплексного подхода.
Для экономии также определите, когда выгодно использовать наемный транспорт, а когда — собственными силами.
Реклама и маркетинг
Пересмотрите рекламный бюджет, чтобы понять, на чем можно сэкономить. В кризис обычно урезают расходы на прямую рекламу – на ТВ и радио, персональные рассылки. Долгосрочные инструменты продвижения лучше не трогать из-за отложенного эффекта. Если сотрудничаете с рекламным агентством, попробуйте договориться о скидке или поищите более выгодные условия. Рассмотрите варианты оплаты по бартеру.
Важно! Сокращение расходов на маркетинг без предварительного анализа эффективности каналов грозит снижением потока клиентов и, соответственно, прибыли.
Повышение эффективности операционной деятельности построено на следующих обязательных принципах:
Основной принцип повышения операционной эффективности и сокращения расходов – постоянное отслеживание всех процессов, происходящих в организации. В небольших компаниях руководитель следит за деятельностью сотрудников и выполнением поставленных задач лично, в крупных организациях ему приходится делегировать задачи. Для этого разрабатывается четкая организационная структура предприятия, где руководство на каждом уровне знает, какие задачи ставить подчиненным и как добиваться их выполнения.
Соблюдение всех принципов дает возможность максимально эффективно использовать все доступные ресурсы, в том числе человеческий капитал. В результате работа каждого сотрудника приносит организации максимум пользы, а качеств продукции поддерживается на высоком уровне.
Чек-лист для повышения общей производительности компании
Ниже собран чек-лист для развития производительности компании:
Если вы хотите изучить ключевые элементы операционной эффективности, разобрать практики создания производственных и бизнес-систем для повышения эффективности компании, присоединяйтесь к программе Школы управления СКОЛКОВО «Операционная эффективность».
Оптимизация расходов
Комплексная программа мероприятий, направленная на повышение эффективности деятельности ОАО «РЖД», реализуется в том числе за счет оптимизации расходов.
Программа формируется с учетом результатов анализа деятельности ОАО «РЖД» на фоне ведущих зарубежных компаний-аналогов и конкурентов по основным видам деятельности, лучших российских и зарубежных практик, технологических аспектов, управленческих практик, анализа возможной оптимизации по следующим направлениям:
Основной приоритет программы – организация непрерывного процесса повышения операционной эффективности и оптимизации расходов, включающего целостность и комплексность всех ключевых аспектов деятельности.
Основные эффекты от реализации мероприятий по повышению операционной эффективности Компании за 2018 год
Оценка и оптимизация текущих расходов
6,6 млрд руб.
Повышение эффективности системы управления закупочной деятельностью и цепочками поставок
4,4 млрд руб.
Внедрение современных технологий и инноваций
1,1 млрд руб.
Повышение эффективности управления активами
15,4 млрд руб.
Повышение производительности труда
10,9 млрд руб.
Итого оптимизация издержек
45 млрд руб.
Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий
На производственных объектах хорошие результаты демонстрируют следующие методики повышения эффективности:
Задача руководителя предприятия – сформировать систему обратной связи с постоянным получением честной и объективной информации о ситуации на производстве. При правильном взаимодействии между отделами не возникает сбоев, и каждый участок производства работает эффективно.
Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?
С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.
Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.
Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.
Классификация операционных затрат
Все расходы компании можно разделить на:
Более узкая классификация предполагает следующую группировку:
1. Эффективные и неэффективные. Эффективные — это производительные расходы, которые способствуют получению материальной выгоды от реализованной продукции, на изготовление которой были выделены средства. Неэффективные – непроизводительные затраты, которые препятствуют получению прибыли. Включают различные виды потерь: брак, порча, хищение, недостачи, простои. Их рекомендуют сокращать в первую очередь.
2. Релевантные и нерелевантные. К первым относятся денежные затраты, которые напрямую зависят от принимаемых руководством компании решений как альтернативные издержки. Нерелевантные от управленческих решений не зависят – например, расходы прошлых периодов.
3. Постоянные и переменные. Переменные расходы прямо пропорциональны объемам производства. Чем больше компания выпускает продукции, тем выше затраты: покупка сырья, доставка продукции, оплата ГСМ и электроэнергии, зарплата рабочим. Постоянные никак не зависят от производственных процессов и возникают даже при простое предприятия: арендные и некоторые коммунальные платежи, зарплата администрации, проценты по кредитам.
Управление операционной эффективностью
Перед любым руководителем стоят такие задачи, как постановка целей, дальнейшее управление их достижением и оценка достигнутых результатов. Для профессиональных руководителей разработаны специальные инструменты – в частности, система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC). Она дополняет традиционную методику финансовой оценки бизнеса новыми, внефинансовыми аспектами – в том числе анализом операционной эффективности.
Для успешности всех операций необходимо обращать внимание на три момента – создание качественной операционной системы, выстраивание организационной структуры и корпоративная культура.
Операционная система – это рациональная рабочая среда на всех уровнях: управление активами, механизмы финансирования, модели транспортировки, организация офисного и производственного пространства, подбор и налаживание оборудования, внедрение информационных технологий.
Организационная структура – это «заселение» созданной среды персоналом, пока что в абстрактном виде. Определяются необходимые должности, для каждой из них прописывается круг полномочий, налаживаются пути взаимодействия между ними.
Корпоративная культура подразумевает общий стиль работы в компании, заинтересованность всех работников в успешных результатах, их информированность о поставленных целях и принятых методах. Пусть основные принципы операционной эффективности будут понятны каждому сотруднику. К этому вопросу нельзя подходить формально, речь идет скорее об отслеживании и развитии неформальных связей.
Таким образом, при совершенствовании некоей конкретной операции следует, прежде всего, ответить на три вопроса. Как улучшить материальные условия исполнения операции? Какие штатные единицы в ней задействованы, и как они контактируют друг с другом? Достаточно ли эти люди компетентны и мотивированы, готовы ли они помогать изменениям или, наоборот, попытаются им противодействовать? Если учесть, что деятельность средней организации состоит из сотен операций – можно понять, что менеджеру приходится отвечать на эти вопросы фактически ежедневно.
Отдельные операции в деятельности организации складываются в бизнес-процессы, на описании и оптимизации которых сосредотачивается современная наука об управлении бизнесом. Принятый сегодня процессный подход отличается от функционального гибкостью и настроенностью на конкретные результаты. При функциональном подходе предприятие воспринимается как набор подразделений, в процессном – как совокупность процессов. При этом именно операции и их качество оказываются тем фундаментом, на котором строится вся работа.
Управление операционной эффективностью изучается обычно на программах бизнес-образования, профессиональной переподготовки. Даже опытному руководителю важно своевременно знакомиться с новыми методиками и наработками в своей сфере. Наука об управлении не стоит на месте, она развивается вместе с рынком и технологиями.
Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов».
Снижение затрат на предприятии
Разработка стратегии по снижению расходов происходит в несколько этапов:
1. Наладьте систематический учет всех расходов. Соберите все затраты минимум за 6 месяцев – на всех точках, во всех подразделениях компании. К учету принимайте даже самые незначительные, например такси после встречи с клиентом. Распределите их по месяцам, способам оплаты, направлениям затрат.
2. Сгруппируйте расходы. Постоянные и переменные затраты проанализируйте по отдельности. Это поможет определить объем расходов, которая не зависит от количества продаж.
3. Определите приоритеты. Важно оценить, насколько каждая статья затрат важна для компании, для чего разделим расходы на группы:
4. Проведите анализ затрат от крупных к мелким.
5. Спланируйте бюджет. Распределите имеющиеся ресурсы компании, учтите прогнозируемые поступления и выплаты. Это поможет увидеть бизнес в цифрах и понять, насколько ожидаемые результаты соответствуют фактическим показателям.
6. Составьте схему действий. После тщательного анализа вы получаете полный список сгруппированных по категориям затрат и решения по оптимизации каждой группы. На этом этапе необходимо определить, когда и в какой последовательности эти решения будете воплощать.
Что мешает операционной эффективности
Необходимо иметь в виду восемь видов потерь:
— Лишние запасы
— Излишняя обработка
— Излишние движения
— Человеческий капитал и потенциал
Так, успех братьев Макдональд и компании McDonald’s мог бы случиться раньше, если бы основатели предугадали возможные потери. В компании продолжительное время не получалось сократить время готовности заказа. Оказалось, что процесс приготовления фастфуда происходит медленно из-за плохо выстроенной навигации работников: люди сталкивались друг с другом и часто не знали, где лежат необходимые продукты. Как только компании удалось наладить и отточить процесс передвижения, количество потерь значительно снизилось, а сам бизнес стал гораздо успешнее.
Инструменты повышения общей эффективности работы
Инструменты повышения общей эффективности работы подбираются с учетом специфики деятельности компании и особенностей производственного процесса. Однако есть общие методики, которые работают в большинстве организация и помогаю увеличивать их прибыльность.
Можно перечислить несколько основных мероприятий повышения эффективности:
Это только основные инструменты повышения эффективности, общие для большинства организаций. Однако нужно учитывать специфику компании, так как многое зависит от особенностей производства.
Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?
Повышение операционной эффективности предприятия напрямую связано с оптимизацией бизнес-процессов и внедрением новых информационных технологий. Однако далеко не всегда запланированные мероприятия приносят ожидаемые результаты. Операционная эффективность начинает снижаться из-за следующих факторов:
Это только часть проблем, с которым сталкиваются руководители предприятий на всех уровнях. Эффективное использование ресурсов предполагает ответственное отношение к делу каждого сотрудника, стремление всех членов команды идти к поставленной цели. Однако сформировать такую команду и настроить все бизнес-процессы очень непросто даже в небольшой организации.
Отслеживание результатов принятых мер
После введения новых бизнес-стандартов и принятия других мер для повышения эффективности работодатель должен отслеживать результативность каждого принятого решения. Различные инструменты позволяют собирать аналитическую информацию и отслеживать показатели, требующие корректировки.
Для сбора информации по отделам используется система отчетности. Сотрудники должны знать, когда и какой отчет они должны заполнить, должно быть, как можно меньше незапланированных встреч и внезапных проверок. При правильно организованной работе в них нет необходимости: руководитель регулярно получает необходимую аналитическую информацию и отслеживает все, что происходит на предприятии.
Если же подчиненные постоянно получают от руководства новые требования и вынуждены бросать повседневные дела ради новых отчетов, это приводит к хаосу, потере эффективности и психологическому выгоранию. Сотрудники начинают делать больше ошибок, так как не могут оценить правильность своих действий.
Повышение операционной эффективности – это не разовое действие, а целый комплекс тактических мер, которые с первого шага начинают улучшать рабочие процессы, снижать издержки и повышать результативность труда. В итоге предприятие начинает работать более эффективно, что дает возможность обойти конкурентов и закрепить позиции на рынке.
Для того, чтобы получить услугу по повышению операционной эффективности в Excellence Expert необходимо оставить заявку на сайте или позвонить по телефону 8 (800) 201-86-48.
Заключение
Не всегда экономия позволяет выйти из кризиса. Если самостоятельно это не выходит, необходимо обратиться к специалистам для детального анализа и плана действий. Подобные затраты всегда оправданы.