Лучшие программы электронного документооборота. ТОП-10

Из нашей статьи вы узнаете:

Приём и обработка документов составляет значительную часть деятельности сотрудников государственных учреждений, поэтому для повышения эффективности их работы очень важно, чтобы этот процесс не занимал много времени. Электронный документооборот позволяет оптимизировать работу с документацией, а также автоматизировать связанные с этим процессы.

В этой статье мы рассмотрим существующие решения для организации системы электронного документооборота (СЭД), сделаем обзор современных систем, сравним разные СЭД между собой, попытаемся понять их отличия, недостатки и преимущества.

Автор данной статьи занимается направлением «1С:Документооборот 8» с момента выхода самого первого релиза 1.0 в 2010 году. В силу этого опыта было много общения с разработчиками стороннего программного обеспечения на специализированных саммитах и конференциях. Тема, действительно, интересна и не так проста, как это может показаться на первый взгляд.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.

Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.

Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

В октябре 2022 года редакция IaaSSaaSPaaS на основании общедоступной информации составила рейтинг популярных Систем Электронного Документооборота (СЭД), представленных на российском рынке. Был проведен анализ 20 платформ на основании чек-листа, состоящего из 32 пунктов. Все пункты были разбиты на 9 смысловых блоков.

СЭД — это набор программ, с помощью которых можно создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять файлы в компьютерных сетях. При этом на уровне компаний необходимо сохранять возможность контроля над ними. Зачастую СЭД путают с ECM. Однако это несколько разные программные продукты. Подробнее об этом рассказано в отдельном материале.

Для того чтобы СЭД внедрить, платформу надо купить. А это и программный пакет, и оборудование для её установки:

Чтобы её могли комфортно использовать для сотрудничества с другими организациями, нужен оператор, который необходим для контроля за:

Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно снизить нагрузку на бизнес, значительно сократив расходы времени и денег на обмен документами. Рынок предлагает не только выбор программных решений ЭДО, но также и операторов.

Взаимодействие с оператором ЭДО начинается с того, что он подключается к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. В российских реалиях 99% компаний нуждаются в интеграции с 1С

Приглашаем на вебинар!

06 июня в 11:00 мск

Забегая вперед отметим, что вы можете без выбора оператора воспользоваться встроенной в 1С технологией WA:ЭДО, которая обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами непосредственно из учетной системы, без использования других программ через одного или нескольких операторов электронного документооборота.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Далее мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО.

Рис.1 Электронный документооборот через оператора

Основные критерии выбора

Сервис оператора должен давать возможность:

Отметим, что каждая из перечисленных функций критически важна в работе с ЭДО, поэтому их можно считать обязательными. Дополнительными при этом могут быть:

Услуги ЭДО в РФ предлагают более 30 операторов, что делает выбор конкретного провайдера достаточно трудоемким. Проанализировав информацию в сети, официальные сайты и отзывы пользователей за 2019-2020, мы сократили список до 7 компаний:

Далее сравним их по 6 наиболее значимым критериям, которые позволяют всесторонне оценить оператора и определить, насколько он отвечает потребностям и целям бизнеса. Также отметим, что все компании аккредитованы ФНС.

Подключение и настройка ЭДО в 1С. Гарантия на услуги в договоре!

Безопасность

Большая часть документов любой компании содержит сведения, являющиеся коммерческой тайной. Перехват такой информации может принести убытки или ущерб деловой репутации. Соответственно, оператор ЭДО должен предоставлять гарантии того, что ваши бумаги не станут достоянием третьих лиц или общественности. Для этого операторами используются различные механизмы защиты:

Учитывая эту информацию, с точки зрения безопасности первое место уверенно занимает Сфера Курьер. Хотя это важный критерий, но не единственный, поэтому продолжим.

Возможность интеграции

Под интеграцией понимается возможность провайдера ЭДО подключится к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. Как уже отмечалось, большинство российских компаний нуждаются в интеграции с 1С. Все провайдеры из списка поддерживают такую возможность, но качество услуг и цены отличаются.

Анализируя данную информацию, учитывайте, что не стоит смотреть на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем рассчитывали. Исходя из этого, первое место следует отдать Taxcom, поскольку оператор четко прописал тарификацию.

Исходя из дополнительных возможностей интеграции особый интерес представляет СБИС. Для современных компаний и бизнеса, нацеленного на онлайн, этот провайдер станет оптимальным партнером. По критерию цена-качество, его уверенно можно разместить на 2 месте.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

Удобство интерфейса

Все представленные провайдеры предлагают достаточно удобный, интуитивно понятный интерфейс с возможностью отслеживания и скачивания документов. Основные отличия касаются графического оформления, поэтому в данном случае нет особых различий, какую именно компанию выбрать.

Но отметим, что сквозная синхронизация – напрямую из учетной системы 1С без дополнительного подключения стороннего программного обеспечения, позволяет работать с электронными документами напрямую из учетной системы в привычном интерфейсе. Можно автоматически загружать и выгружать данные, исключить ручной ввод информации, сократить затраты на доработку 1С. Это можно сделать с помощью технологии WA:ЭДО, которая позволяет вывести электронный документооборот между организациями на новый уровень.

Роуминг

В случае с ЭДО под роумингом подразумевается возможность обмена информацией и поддержание связи между различными операторами электронного документооборота, которая не требует дополнительных оплат связи – только настройку возможности обмена.

На официальных страницах всех рассматриваемых провайдеров указана поддержка роуминга, поскольку обязательным условием для аккредитации оператора в Минкомсвязи (для возможности обмена счетами-фактурами) является предоставление возможности роумингового обмена (то есть подписанного соглашения) со всеми аккредитованными операторами ЭДО либо присоединения к любому из существующих ХАБов.

Существует несколько систем (ХАБов ЭДО), которые пользуются спросом у компаний. Один из самых крупных и распространенных на отечественной платформе ХАБов – 1С-ЭДО, который включает в себя ряд операторов.

Если вернуться к операторам, отзывы клиентов свидетельствуют, что лучше всего данная опция реализована у СБИС и Synerdocs. Но учитывая, что этот критерий особенно важен для крупных компаний, работающих с десятками или сотнями партнеров, которые, в свою очередь, могут пользоваться услугами совершенно разных операторов, лучше попытаться роуминга вообще избежать.

Техподдержка

Критерий имеет особое значение для бизнеса, работающего в режиме нон-стоп. При работе с техникой возможны разные сбои, ошибки или другие проблемы. Скорость их устранения прямо влияет на финансовые результаты компании. ТП операторов работают в следующем графике:

Соответственно, по данному параметру только операторы Synerdocs и Сфера Курьер показывают посредственные результаты.

Стоимость

Рассмотрев основные критерии выбора оператора ЭДО, перейдем к сравнению тарифных планов:

Обзор современных систем электронного документооборота

В первую очередь, нужно назвать всех существующих производителей информационных систем класса ECM (Enterprise Content Management).

Directum. Директум – это российская группа разработчиков из Ижевска, наверное, одна из самых первых компаний, начавшая заниматься электронным документооборот. На момент выхода промышленного решения «1С:Документооборот 8» от фирмы «1С» это был самый крупный и достойный игрок на российском рынке. Объемы и имена их клиентов впечатляли. Но очевидно, что на тот момент у крупного бизнеса особо и не было вариантов для выбора.

DocVision – это полноценный продукт от российского разработчика из Санкт-Петербурга, позволяющий управлять документами и процессами на предприятии.

ELMA. Замечательный продукт класса BPM (Business Process Management). Несмотря на то, что в основе заложена именно концепция управления процессами, система позволяет организовать полноценную СЭД. Стоит отметить, это еще одна группа разработчиков из Ижевска.

NauDoc. Разработчик системы электронного документооборота для бизнеса и органов власти из Екатеринбурга. Разработка построена целиком на основе решений этого производителя. Понятно, что в силу специфики разработки и особого спектра заказчиков, компания не очень широко представлена на российском рынке. Однако их решения достаточно интересны и с успехом используются в государственных учреждениях.

СЭД «ДЕЛО». Одно из старейших решений на рынке российского ПО. Еще в 1996 году разработка компании была отмечена сертификатом качества от Госстандарта. А в 2000 году московская компания ЭОС была признана лидером на российском рынке систем электронного документооборота. Помимо решений СЭД у компании есть решения и по управлению бумажным архивом.

СЭД «Е1 Евфрат». Московская инновационная компания «Когнитивные технологии» занимается разработкой самых различных уникальных решений с 1968 года. Создает программное обеспечение для беспилотного управления, для распознавания текста и изображения, создание технологий искусственного зрения. В какой-то степени, разработка «Е1 Евфрат» стала побочным продуктом, реакцией компании на рыночные тренды.

ТЕЗИС. Продукт самарской компании разработчиков собственной платформы CUBA, на основе которой реализовали достаточно интересное решение для автоматизации корпоративного документооборота TEZIS. Программное решение во многом следовало концепции «1С». Разработчики попытались уйти от «детских болезней» платформы «1С:Предприятие 8» (написана на С++). Разработка платформы CUBA ведется на Java, как и СЭД ТЕЗИС. Сложно оценить перспективы данного решения для охвата широкого рынка. Время покажет. Безусловно, у группы разработчиков имеется свой сегмент рынка, который в силу определенных причин тяготеет к уникальным программным разработкам.

Мне было очень интересно общаться с разработчиками СЭД ТЕЗИС. В какой-то степени это напомнило университетские времена, когда мы, математики, условно разделились тогда на два лагеря: любителей Borland C и Borland Pascal. В итоге, победил С++, и только потом появилась Java, как урезанная и максимально упрощенная версия С++.

«1С:Документооборот 8» (1С:ДО). Это очередное решение от крупнейшего российского производителя ПО для массового применения в бизнесе и государственных учреждениях. Сложно найти организацию, которая бы вела бухгалтерский учет не в программе «1С:Бухгалтерия». Хотя в середине 90-х и начале 2000-х программ для ведения бухгалтерского учета было огромное количество.

Стратегия фирмы «1С» — это спокойное и обстоятельное создание надежного универсального промышленного решения с поддержкой многочисленных сертифицированных специалистов 1С.

Продукт «1С:Документооборот» изначально был разработан на платформе «1С:Предприятие 8.2» в управляемых формах. На тот момент это были новые возможности платформы с использованием Web-технологий. За более уже 12 лет программа внедрена в более 2800 предприятиях России и за рубежом.

Одно из важных преимуществ 1С:ДО – это общая со всеми решениями фирмы «1С» библиотека стандартных подсистем. То есть любой программист легко разберется с внутренней архитектурой решений «1С», освоив библиотеку. Во всех решениях используются четко отработанные, хорошо структурированные и документированные решения. Если нужно добавить файл, создать нового контрагента или напечатать документ, везде используется один и тот же оптимальный и многократно выверенный открытый код программы.

Еще одна из важных особенностей «1С:Документооборот 8 КОРП» – это решение прекрасно интегрируется с любыми другими решениями на платформе 1С.

Рис.1 Механизмы и инструменты интеграции 1С:Документооборот

Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с программами 1С. Гарантия на услугу в договоре!

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.

Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:

Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации

К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.

Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:

В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.

В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.

Если вы используете программы 1С, дополнительное обучение сотрудников не понадобится — работа с сервисом 1С-ЭДО будет происходить в привычном интерфейсе. Установки специального ПО не потребуется, так как модуль ЭДО встроен в 1С. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.

Критерии рейтинга СЭД платформ

Идеальная система электронного документооборота должна отвечать следующим основным требованиям:

Максимально 15 баллов.

Каждому элементу рейтинга был присвоен балл. При наличии функции выставляется максимальное его значение, при её отсутствии — 0.

Какие задачи должна решать система электронного документооборота государственного управления

В системе электронного документооборота ведётся основная часть деятельности госучреждений. Наиболее важная функция государственной системы электронного документооборота — возможность проследить движение документа внутри организации и проконтролировать его обработку. Система электронного документооборота государственных органов делает этот процесс «прозрачным». То есть, с помощью СЭД всегда можно узнать статус документа на каждом этапе.

Существенную часть времени госучреждения уделяют работе с обращениями граждан. Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ установлены сроки, в течение которых необходимо дать ответ заявителю, поэтому большинство задач по обработке обращений и исполнению поручений решается в системе электронного документооборота. Функции СЭД позволяют контролировать выполнение установленных сроков.

Существует также перечень требований, которым должны удовлетворять системы электронного оборота государственных органов. Одно из таких требований регулирует постановление Минцифры РФ № 325, согласно ему системы ЭДО, относимые государством к офисному ПО, должны поддерживать работу с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА). Кроме того, государственные учреждения ограничены в выборе системы ЭДО. Программное обеспечение, которого нет в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, закупать не разрешается, кроме случаев, когда нет российского аналога.

Существуют также другие задачи, которые выполняют системы ЭДО в госсекторе, а также требования, которые к ним предъявлены. Они связаны с работой специальных систем документооборота, о которых нужно сказать отдельно.

ТОП систем СЭД 2022

По итогам анализа сложилась следующее распределение мест в рейтинге СЭД 2022:

1 место. Платформа NauDoc

Во всех отношениях прекрасная платформа — имеется в наличии всё, что нужно для организации электронного документооборота на предприятиях среднего бизнеса и органах государственной власти.

Внимание! Читайте подробный обзор платформы NauDoc.

2 место. СЭД ELMA

За СЭД ELMA говорят широкий функционал, активное внедрение low-code-элементов, планомерное развитие технологий роботизации. Среди клиентов – банк Нейва, НИИКР, Teledoc, а о внедрении смежного продукта — BPM ELMA на портале IaaSSaaSPaaS недавно было интервью с руководителем центра управления информационными проектами АО «ПРОМИС».

Внимание! Читайте полный обзор СЭД ELMA.

3 место. Платформа Comindware

Данная платформа входит в реестр российского ПО. Comindware крупнейший разработчик систем управления бизнес-процессами среди российских компаний. Компания реализовала свои цифровые проекты в крупнейших предприятиях России, таких как Сургутнефтегаз, S7, Lamoda, ОИЯИ и др. Внедрила свой продукт в международных сетевых компаниях: Hertz, Anthem и CVS Pharmacy. Компания Comindware по праву занимает верхнюю строчку нашего рейтинга, получив максимальные баллы практически по всем позициям.

Внимание! Читайте полный обзор платформы Comindware.

4 место. Платформа DocVision

Компания DocVision со своей системой электронного документооборота уступила лидеру всего 2 балла и то по незначительной позиции. У неё почему-то не оказалось функции назначения ответственного исполнителя. Зато присутствует защита от вирусных атак и создание цифровых подписей.

Система была внедрена 1500 раз и в России, и в странах ближнего зарубежья: Латвии, Казахстане, Киргизии, Узбекистане и др. Платформа компании установлена на таких крупных предприятиях как НКО Яндекс Деньги, ГУП «Петербургский метрополитен», ЗАО «Центр Финансовых Технологий», Страховая компания «Райфайзен Лайф» и многие другие.

Кстати, недавно на портале IaaSSaaSPaaS было интервью с Президентом компании DocVision.

Внимание! Прочтите полный обзор платформы DocVision.

5 место. СЭД Сириус

Это облачное приложение, не требующее установки на свой сервер. Обладает достаточно широким функционалом и возможностями по импорту документов.

6-7 место. Directum и WSS Docs

У Directum по имеющимся данным нет возможности назначения ответственного исполнителя.

Внимание! Прочтите подробный обзор сервиса Directum.

У WSS Docs недоступна регистрация из электронной почты, отсутствует графовая база данных.

8-9 место. Дело и Тезис

У СЭД Дело не предусмотрена синхронизация со справочниками 1С и нет свободной маршрутизации документов.

Что касается СЭД Тезис, то она проигрывает по двум важным позициям — это быстрое освоение, настройка процессов бизнес-пользователями без программирования. Хотя, конечно, для некоторых представителей крупного бизнеса это могут быть не критичные показатели.

Внимание! Читайте подробный обзор сервиса Тезис.

10-11 место. Платформы Евфрат и Синкопа-документ

По комплексу свойств — это равнозначные системы. Самое основное их различие заключается в том, что у СЭД Евфрат нет мобильного приложения и требуется установка на свой сервер, что чревато для организации покупкой дорого серверного компа и сетевого оборудования.

Внимание! Читайте полный обзор платформы Евфрат.

Синкопа-документ обходится облачным решением системы с возможностью работы из мобильного приложения и веб-клиента, что значительно удешевляет установку и эксплуатацию ПО.

12-15 место. Ред Платформа Документооборота, Бюрократ, СТЭК-Документооборот и Комита Курьер JE

У Ред платформы нет мобильного приложения, и она достаточно сложна в освоении. Также нет мобильного приложения и у Бюрократа. Плюс к тому — невозможность делегирования полномочий, отсутствие графовой базы данных и другие нюансы.

Внимание! Читайте подробный обзор сервиса Бюрократ.

Несмотря на то, что СТЭК-Документооборот не умеет создавать документ по шаблону и в нём отсутствует синхронизация со справочниками 1С, он на наш взгляд предпочтительнее для тех потенциальных пользователей, которые при настройке процессов не любят заниматься программированием.

А вот в СЭД Комита Курьер, чтобы настроить комфортные условия для работы сотрудников не платформе, придётся нанять на работу программиста.

16 место. Платформа КСЭД 3

Это довольно приличная СЭД, с хорошим набором функций. Она не на первом месте, потому что у неё нет в арсенале:

Внимание! Читайте полный обзор платформы КСЭД 3.0.

17 место. Платформа СЭДКП

Всем хороша данная платформа, но есть нюансы, которые оставляют ее в нашем рейтинге на 17 месте: невозможно назначить ответственного исполнителя и нельзя делегировать полномочия, не предусмотрен выпуск подписей, ну и так по мелочам. Зато для её установки не нужно покупать никакого оборудования — это облачная СЭД.

18 место. Платформа Электронное делопроизводство и документооборот

Интерфейс сложноват для освоения. Нет в наличии мобильного приложения, не предусмотрена возможность масштабирования и добавления новых типов документов. Обеспечение информационной безопасности СЭД находится на средненьком уровне (5 баллов из максимальных 15).

19 место. Платформа 1C

Когда подводили итоги рейтинга нам показалось на первый взгляд странным, что такая солидная и известная торговая марка оказалась на предпоследнем месте. Но при ближайшем рассмотрении и небольшом анализе данных оказалось, что всё вполне закономерно.

Внимание! Прочтите полный обзор платформы 1С: Документооборот.

20 место. Платформа MS SharePoint

Хотя может быть она подойдёт для не очень привередливых пользователей, которым важен только факт работы с электронными документами, сохранения их в архиве и избавления от горы бумажных документов.

Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД

СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

Так какой электронный документооборот выбрать?

Каждый бизнес имеет свои особенности и специфику. Здраво оцените потребности и объем исходящей корреспонденции, после чего решайте, какой оператор электронного документооборота отвечает вашим целям. Лучший провайдер – не самый дешевый, а тот, который поможет вашему бизнесу вырасти и выйти на новый уровень дохода.

По нашему мнению, интереснее всего выглядит предложение и уровень сервиса 1С-ЭДО. Почему следует выбрать ЭДО, встроенное в решения 1С:

С этим мнением согласно и большинство ведущих компаний в России, которые выбрали этого провайдера в качестве оператора ЭДО.

Сравнение систем электронного документооборота

Для сравнения информационных систем электронного документооборота, программных решений класса СЭД/ECM, имеет смысл предложить некоторый перечень функциональности, которая будет полезна для организации корпоративной системы электронного ДО:

В рамках этой статьи мы не ставили себе целью делать детальный разбор функциональности решений от разных производителей. Вы можете это сделать самостоятельно, на основе предложенных параметров.

Со своей стороны мы гарантируем, что вся вышеперечисленная функциональность присутствует и регулярно развивается в программе «1С:Докуметооборот 8» версий КОРП, ДГУ и DM.

Определим готовность бизнеса к внедрению 1С:ДО. Аудит документооборота от экспертов WiseAdvice-IT

Функциональность готовых решений СЭД

В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:

Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.

Опыт внедрения 1С Документооборот 8 КОРП

В компании WiseAdvice-IT успешно реализованы многие крупные проекты по созданию систем электронного документооборота класса ECM/СЭД. Мы готовы быть полезны и для вашего предприятия! Наши сертифицированные специалисты помогут применить новые технологии в вашем бизнесе.

При необходимости мы проведем обследование ваших процессов в рамках проекта, поможем организовать вашу СЭД оптимальным образом, помочь повысить общую эффективность бизнеса.

Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью

В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:

Классификация СЭД

Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

Выделим следующие виды СЭД:

Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.

Как выбрать оптимальную СЭД

Выбор программного продукта, производителя ПО, способа внедрения СЭД на предприятии – это непростое решение. Здесь стоит руководствоваться здравым смыслом и определенными ключевыми параметрами выбора.

Нам представляются следующие базовые параметры для выбора системы электронного документооборота:

Возможно, вы сможете сформировать свои критерии для выбора нужной вам СЭД, но предложенный набор достаточно оптимален и основан на опыте разных компаний.

В ходе проектов мы сталкиваемся с самыми разными заказчиками, у которых уже внедрена или была внедрена другая система СЭД. Мы как специалисты всегда интересуемся, по каким критериям компания выбирала свой программный продукт и какие из этих критериев оказались важными и полезными, а какие были ошибочны. Особенно интересно это узнавать на проектах по «уходу со старой системы электронного документооборота». Суть отказа от предыдущих решений и перехода на современную нормальную промышленную СЭД – желание иметь полноценную систему с хорошей поддержкой, невысокой стоимостью владения и гарантией постоянного развития.

Электронный документооборот в государственных органах

В рамках реализации проекта «Электронное правительство» предусмотрено развитие каналов взаимодействия гражданин с государством. В качестве одного из таких каналов представлены онлайн-сервисы с возможностью поиска и получения всех услуг в «едином окне». Реализация таких служб стала возможной благодаря двум обязательным для госучреждений системам: СМЭВ и МЭДО.

Система межведомственного электронного взаимодействия(СМЭВ) — инфосистема, позволяющая органам государственной власти, а также внебюджетным фондам и кредитным организациям, обмениваться информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам.

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — инфосистема федерального значения, обеспечивающая взаимодействие внутри СЭД. Ответственным за разработку и поддержку МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации. К МЭДО подключаются как федеральные, так и региональные (областные, муниципальные) системы. При этом региональные СЭД в отличие от федеральных могут подключаться к системе в добровольном порядке.

СЭД в госучреждениях должны обеспечивать работу со СМЭВ и МЭДО. При этом интеграция со СМЭВ может быть реализована только через разработку отдельного решения, специфика которого зависит от того, в какой области работает госорганизация. Для МЭДО подойдёт стандартный модуль интеграции, который есть у большинства систем от крупных представителей рынка СЭД.

Нормативно-правовая база

Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовое регулирование обеспечивают:

Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.

Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.

Какие системы ЭДО применяются в органах государственного управления

Органы государственного управления и коммерческие структуры оперируют примерно одинаковым набором документов: входящая и исходящая документация, приказы, распоряжения, согласования, пропуски, командировочные заявки, авансовые отчёты. Несмотря на то что системы электронного документооборота не делятся по отраслевой специфике, адаптировать систему под потребности конкретной организации можно путём расширения набора функций.

Именно с помощью таких, адаптированных систем ЭДО и осуществляется государственный электронный документооборот. Как правило, государственная система электронного документооборота разрабатывается на заказ. Так, например, Единая система электронного документооборота и делопроизводства, применяемая органами управления в Санкт-Петербурге, была разработана Консорциумом «Кодекс» на основе системы электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот». Для большинства субъектов РФ разработан свой вариант единой системы электронного документооборота государственных органов власти.

Развитие систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.

Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.

Выбор системы электронного документооборота (СЭД)

При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:

Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.

В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.

Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.

Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

Астрал.ЭДО — это облачный сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. СЭД поддерживает все виды отчётности в контролирующие органы. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, предусмотрен бесплатный роуминг, не требующий отдельных настроек, а также передача УПД с кодами товаров, подлежащих обязательной маркировке. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений по функциональности.

В каких ситуациях приходится выбирать оператора ЭДО?

Прибегнуть к услугам оператора ЭДО компании придется, если стороны обмена документами не нашли технического решения для прямого обмена, а также для обмена счетами-фактурами. Обмен этим типом документов в электронном виде по закону должен проходить через оператора, который предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

Плюсы перехода на ЭДО

Переход на электронный документооборот обладает рядом преимуществ.

Во-первых, перевод документов в электронную форму позволяет сократить расходы на их оформление: не нужно закупиться офисной бумагой и копировальными расходниками, тратить деньги на доставку писем с документами почтой или через курьера.

Во-вторых, внедрение системы электронного документооборота позволяет упростить создание и поиск документов, организовать одновременный доступ к ним для всех сотрудников, обеспечить их безопасность, а также возможность анализа исполнительской дисциплины.

В-третьих, за счёт создания электронного архива можно освободить помещение, выделенное под хранение документов. Кроме того, электронные документы в отличие бумажных не испортятся и не потеряются.

Последние несколько лет правительство прикладывает значительные усилия для повсеместного перехода на безбумажный документооборот. В конце 2020 года была утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, разработанная Федеральной налоговой службой РФ. В документе оценивается текущее состояние ЭДО и предлагаются ключевые направления его развития. Особое внимание в Концепции уделено переводу в электронный вид юридически значимого документооборота.

Важное заключение

Наше исследование не является руководством к действию — это наше частное исследование. Мы не претендуем на истину в первой инстанции. Чтобы выбрать подходящую для себя СЭД, ориентируйтесь, прежде всего, на потребности своего бизнеса.

При этом вам желательно руководствоваться следующими пунктами:

И не забывайте о важности масштабирования вашей системы, производства настроек. Правильный бизнес не стоит на месте, расширяется и растёт. Вы всегда должны быть уверены в том, что выбранная вами система электронного документооборота будет актуальна и комфортна в использовании и через год, и через два, и через несколько лет.

Плюсы внедрения системы электронного документооборота

Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.
Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

Внедрение СЭД приносит практическую пользу любой организации, вне зависимости от форм собственности, однако для коммерческих предприятий она имеет более весомую важность, чем для государственных структур.

Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, подключите Астрал.ЭДО — сервис снабжён набором всех необходимых функций, которые позволят быстро обмениваться документами внутри компании, с контрагентами, а также с госорганами.