-->

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Если вы хотите солидный, красивый и, главное, логичный адрес, нужно соблюдать определенные правила и принципы создания корпоративной почты. Остановимся подробнее на логичности выбора наименования почтового ящика.

Такой принцип удобен и для руководителей компании. Можно чётко понимать, кому какой адрес почты принадлежит.

Основные принципы наименования корпоративных адресов

Это основной принцип, которым нужно руководствоваться, создавая корпоративную почту компании. Понимая процессы, происходящие в компании или организации, можно настроить почту таким образом, чтобы упростить коммуникации и организовать контроль над перепиской. При этом важны подразделения или отделы, преемственность должностей (когда почта предыдущего сотрудника достается новичку), мониторинг руководителем корреспонденции подчиненных и так далее.

Например, руководитель одного из отделов хочет контролировать работу своего подразделения. Для этого он использует пересылку всей корреспонденции на свою почту. Можно создать папки по каждому сотруднику для сбора писем.
В связи с этим следует четко понимать бизнес-процессы, протекающие в компании, прежде чем приступить к созданию и настройке корпоративной почты.

Обезличенные должности

Этот принцип особенно касается «единичных» должностей — главного бухгалтера, начальников отделов, кадровика. Можно использовать фамилию и имя, но в этом нет большого смысла. При смене сотрудника придётся менять почту, а это принесёт сложности:

  • потеря преемственности — необходимо будет сделать переадресацию с предыдущего ящика на новый или давать доступ сотруднику к старому адресу, а это лишняя трата времени;
  • неудобство для контрагентов— им придётся привыкать к новой почте, при этом есть риск попадания писем в спам и адресации корреспонденции на старый адрес по привычке;
  • необходимость запоминания нового адреса.

Данное правило актуально только при работе на внутреннем рынке – зарубежные партнеры вас просто не поймут.

Росимущество:  Должностные положения государственных и муниципальных унитарных предприятий

Одинаковый алгоритм создания для однотипных должностей

Есть несколько основных правил создания корпоративных адресов в этом случае. Например, можно использовать:

  • первые буквы ФИО;
  • имя и первую букву фамилии и наоборот;
  • телефон — рабочий или личный;
  • название должности и порядковый номер.

Можно использовать разные вариации сказанного на выбор. Главное помнить, что принцип создания должен быть один.

Много почтовых ящиков — плохо. За ними нужно следить, собирать почту, читать её, отвечать. Можно не заметить важное сообщение. Поэтому иногда удобнее использовать внутреннюю рассылку или алиас.

Внутренняя рассылка — это объединение нескольких почтовых адресов в одну группу. При отправке сообщения на адрес группы письмо получат все участники. Алиас — почта, не существующая в реальности. Это псевдоним для настоящего адреса. При поступлении сообщения оно автоматически перенаправляется на основную почту, адрес которой есть в настройках. К одному реальному адресу можно создать несколько алиасов.

В случае затруднений с выбором эффективных наименований для адресов корпоративной почты обратись к профессионалам. Хостинг-провайдер Tendence.ru предоставляет услуги хостинга почты и почтового хостинга с 2006 года. Специалисты компании помогут с выбором наиболее продуктивных наименований почтовых адресов, подробно проконсультируют по всем вопросам настройки и работы корпоративной почты.

Электронная почта — это такой же важный инструмент связи, как и телефон. Электронная почта используется для общения по работе, для регистрации в социальных сетях и мессенджерах, для покупок в интернет-магазинах, для официальных запросов в госорганы.

Всего в мире более 4 млрд почтовых аккаунтов на 7,9 миллиардов населения Земли. Конечно, не у каждого жителя есть электронная почта, зато у некоторых пользователей по 5 электронных ящиков для разных целей.

Адреса бывают личные и корпоративные. Личные email используют для личного общения, покупок в интернет-магазинах, получения рассылок.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Кроме того, корпоративную почту с соответствующими настройками аутентификации можно использовать для email-рассылок. Слать массовые рассылки с личной почты не стоит.

Как создать личный электронный ящик

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Вот ограничения по символам в Почте Mail.ru. У остальных провайдеров они примерно такие же.

Для примера создадим электронную почту на сайте Почта Mail.ru.
1. Заходим на главную Почта Mail.ru.
2. Выбираем «Создать ящик» возле окошка «Вход в почту».
3. Попадаем на главную страницу создания аккаунта в Почте Mail.ru.
4. Заполняем форму создания почтового ящика.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Форма регистрации Почты Mail.ru

Чтобы письма приходили, важно точно указывать адрес электронной почты. Если при заполнении почты опечататься хотя бы на один символ, почта придет другому человеку или вернется отправителю с сообщением «Не существует такого email-адреса».

Имя будет указано в поле «Отправитель». Если это поле не заполнено, в поле «Отправитель» будет дублироваться адрес электронной почты.

Советы по выбору адреса личной электронной почты

  • Если вы собираетесь использовать почту для официальной переписки типа общения с заказчиками или поиска работы, лучше сделать почту с именем и фамилией.
  • Помните, что почту должно быть удобно диктовать и записывать от руки — с такой почтой вероятность, что все нужные письма до вас дойдут, гораздо выше.

Почта Mail.ru составила памятку о том, как организовать почту и как ею пользоваться.

Советы по созданию пароля для электронной почты

Пароль к электронной почте — один из самых важных паролей, так как получив доступ к почте, злоумышленники смогут сбросить пароли всех остальных сервисов и сайтов, которые зарегистрированы на эту почту. С одной стороны, пароль должен быть надежен, а с другой — его важно помнить.

Некоторые сайты создают дополнительные требования к паролям: не использовать пароли, которые уже были использованы, обязательно использовать и цифры, и буквы, и спецсимволы, использовать буквы разного регистра.

При регистрации почтовый сервис сам покажет дополнительные требования к созданию пароля.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Вот что Почта Mail.ru думает о стандартном пароле qwert

Несколько советов от разработчиков из «Студии Касперского»:

  • Пароль должен содержать 8 символов.
  • Лучше не указывать в пароле личную информацию типа даты рождения — ее легко узнать из профиля в соцсети.
  • Пароль лучше менять хотя бы раз в 3 месяца.
  • Не стоит использовать одинаковые пароли на разных сервисах.

Читать все советы

Как узнать свой адрес электронной почты и пароль

Адрес электронной почты всегда можно посмотреть в личном кабинете почтового сервиса, а в «Настройках почты» изменить пароль. Как правило, пароль нельзя посмотреть, его можно только восстановить. Для этого нужно или ввести старый пароль, или ввести резервную электронную почту, или номер телефона. На почту или телефон придет временный пароль, с помощью которого можно зайти в аккаунт почты и в «Настройках» установить новый пароль.

Как создать электронный ящик на Gmail

1.Зайти на главную страницу почтового сервиса Gmail.
2.Нажать на кнопку «Создать аккаунт».
3.Ввести имя, уникальный адрес почты и пароль.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Первый экран создания почты Gmail

4.Ввести номер телефона или резервную почту. Это не обязательно, но без них не получится восстановить доступ к почте.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Заполнение резервных способов восстановления пароля в Gmail

5.Принять правила Политики конфиденциальности Gmail (без этого создать почту не получится).

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Важно. Google постоянно меняет внешний вид экрана создания почты, поэтому когда вы будете регистрировать почту, этот путь может выглядеть немного по-другому.

Главные мысли

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Преимущества корпоративной почты

  • Вы можете создать привлекательный и запоминающийся адрес, в котором будет читаться название вашей компании (если оно прописано в домене).
  • Количество почтовых ящиков не ограничено: вы можете создать их для каждого сотрудника компании, каждого отдела и т.д.
  • Корпоративная почта повысит узнаваемость бренда. Потенциальные клиенты, партнеры и другие адресаты при получении письма будут видеть название компании в почтовом адресе.
  • Вы сможете повысить уровень доверия клиентов. Исходя из предыдущего пункта: письма, отправленные с адреса, в который включено название компании, вызывают больше доверия, чем письма с обычного email.

Нет времени разбираться?

Комплексное продвижение в онлайне

Корпоративная почта — обязательный атрибут любой серьезной компании. Поэтому, если у вас ее еще нет, рекомендуем исправить это упущение.

Как создать и настроить корпоративную почту

Корпоративную почту можно сделать в разных почтовых сервисах. Самые популярные в России — Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru.

Для того чтобы создать и настроить почту на собственном домене в любом сервисе, нужно сделать следующее:

  • Указать и подтвердить имя сайта.
  • Добавить MX-запись.
  • Внести SPF-запись.
  • Прописать DKIM-подпись.
  • Добавить пользователей.

Запись MX представляет собой информацию в DNS (система доменных имен), предназначенную для маршрутизации почты, то есть для указания того, куда именно (на какой сервер) направлять сообщения.

Подпись DKIM повышает доставляемость писем. В каждое из них добавляется такая цифровая подпись, привязанная к домену отправителя. Принимающий сервер считывает ее и для определения репутации отправителя проверят наличие этой подписи в «черных» и « белых списках».

Инструкции по созданию корпоративной почты на разных сервисах

Выше мы уже упомянули самые популярные почтовые сервисы. Теперь рассмотрим, как создавать и настраивать корпоративные почтовые ящики в каждом из них.

Почта на Mail.ru теперь «VK WorkMail». Почтовый ящик здесь можно открыть и использовать бесплатно. Вместе с корпоративной почтой вы получите инструменты для редактирования документации, мессенджер, календарь, защиту от вирусов, а также возможности для:

  • создания до 5 тысяч дополнительных почтовых ящиков с неограниченным объемом,
  • интеграции с облачными хранилищами данных,
  • использования приложений на Android и iOS,
  • одновременной работы в нескольких аккаунтах,
  • подключения SMS-уведомлений о приходящих на почту письмах.

». Далее действуйте так:

Подтверждаем домен

DNS-проверка — самый простой способ подтверждения права собственности на имя вашего ресурса. Копируем предложенное сервисом значение. Создаем новую TXT-запись в DNS-панели, вставляем скопированное значение. Можете сделать это на примере инструкции по редактированию DNS-записей в beget.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»

Далее кликаем «Подтвердить».

Добавляем запись MX

В DNS-панели создаем новую запись MX и копируем предложенный сервисом фрагмент. Добавляем его и кликаем «Проверить все записи».

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Добавление записи MX

Записи могут обновляться на протяжении нескольких часов. Если все сделано правильно, система сообщит об этом.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Подтверждение настройки МХ -записей

Настраиваем запись SPF

В панели управления DNS создаем TXT-запись, которая должна выглядеть следующим образом:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Настройка записи SPF

Добавляем DKIM-запись

Копируем значение DKIM-записи, предложенное сервисом. Далее создаем в DNS-панели новую TXT-запись и вставляем скопированное значение.

Яндекс. Почта

Яндекс предлагает удобный и функциональный сервис Яндекс.Почта 360. Он пользуется популярностью не только в России, но и в странах СНГ. Сервис платный, базовый тариф — 249 руб./мес. Посмотреть тарифы и их описание можно здесь.

Регистрируя почту на Яндексе, вы получаете:

  • защиту от спама и вирусных программ;
  • пространство для хранения данных (100 Гб на каждого пользователя), которое в дальнейшем можно будет увеличить;
  • мессенджер с веб-версией для всех популярных операционных систем (macOS, iOs, Windows и Android);
  • календарь;
  • платформу для управления проектами и задачами компании;
  • онлайн-сервис для создания базы знаний компаний.

Работать в сервисе можно с любого устройства.

Создание корпоративного почтового ящика в Яндекс.Почте 360 включает в себя 5 этапов:

Подключаем домен

Для этого нужно перейти на страницу корпоративной почты, кликнуть на «Оставить заявку», заполнить форму и отправить.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Подтверждаем имя сайта

Вы можете подтвердить домен одним из трех предложенных способов — с помощью метатега, HTML-файла или DNS-записи. Здесь мы подробно расскажем о третьем способе.

Сначала копируем запись, которую предлагает система.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Подтверждение домена через DNS-запись

В панели управления доменом делаем новую запись TXT и вставляем скопированный фрагмент. После того, как изменения будут приняты, запускаем проверку (это может занять до 72 часов).

Добавляем MX-запись

Заходим в «Профиль организации», переходим в «Управление DNS» и копируем MX-запись.

Теперь заходим в панель управления DNS домена, делаем новую запись MX, вставляем скопированное значение.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Создание новой записи MX

Добавляем запись SPF

В панели управления доменом создаем TXT-запись такого вида:

Добавляем DKIM-подпись

Для этого заходим в Почту, открываем вкладку «DKIM-подписи», копируем указанное значение.

Далее заходим в панель управления DNS домена, создаем новую TXT-запись и вставляем скопированное ранее значение подписи.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Создание новой TXT-записи

Информация обновится в течение трех суток, после чего ваши письма начнут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Привлекли 35.000.000 людей на 185 сайтов

Мы точно знаем, как увеличить онлайн–продажи

Применяем лучшие практики digital–продвижения как из вашей тематики, так и из смежных областей бизнеса. Именно это сделает вас на голову выше конкурентов и принесёт лиды и продажи.

*С 16 марта 2022 Google не подключает новых клиентов в России и Белоруссии.

Удобный и функциональный почтовый сервис Gmail входит в офисный пакет инструментов Google Workspace (раньше он назывался G Suite). Этот почтовый сервис платный. Каждый новый пользователь обойдется, как минимум, в $5,4 (по тарифному плану Business Starter). Бесплатный тестовый период — две недели.

Работая с Gmail, вы сможете просматривать сообщения и сохранять черновики в офлайн-режиме, добавлять новых пользователей или удалять уже добавленных, создавать группы, настраивать дополнительную защиту (к примеру, двухэтапную аутентификацию).

Одна из основных особенностей сервиса заключается в том, что вы сможете удаленно управлять мобильными устройствами (принудительно блокировать экран, запрашивать пароль для удаления данных). Эта функция полезна в случае потери устройства с важными данными.

Регистрируя корпоративный почтовый ящик на Gmail, вы получаете:

  • возможность использовать удобные мобильные приложения для операционных систем Android и iOS.
  • большое количество места для хранения писем и вложенных файлов (от 30 Гб);
  • возможность устанавливать специальные программные модули (плагины) для улучшения функционала Gmail;
  • интеграцию с виртуальным офисом Google Docs и другими сервисами Google для совместной работы.

К слову, интеграция сервисов друг с другом — одно из самых значимых достоинств Google Apps для бизнеса. Она помогает сотрудникам компании взаимодействовать максимально продуктивно. Именно по этой причине многие компании для регистрации корпоративной почты выбирают Gmail, несмотря на предусмотренную плату.

Чтобы создать здесь корпоративную почту, нужно сделать следующее:

Добавляем доменное имя

Заходим в Google Workspace и нажимаем «Начать».

Указываем информацию о компании.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Добавление информации о компании

Прописываем ФИО администратора аккаунта и адрес электронной почты.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Заполняем контактную информацию об администраторе аккаунта

Указываем имя сайта.

Подтверждаем права на домен

Вы можете подтвердить права на имя сайта в Google Workspace одним из четырех доступных способов — с помощью TXT-записи, метатега, MX-записи, HTML-файла. Мы расскажем, как подтвердить права на примере добавления MX-записи.

Для начала удаляем все старые MX-записи в DNS-панели управления доменом.

Создаем новую запись MX в панели управления системы доменных имен, копируем значение, которое предлагает Google Workspace, и вставляем его в эту новую запись.

Сохраняем добавленную запись MX в DNS-панели, запускаем процесс подтверждения права собственности на имя ресурса и настройку email в панели подтверждения домена.

В DNS-панели создаем TXT-запись со следующим значением:

Добавляем подпись DKIM

В консоли администратора Google Workspace переходим в блок аутентификации электронной почты. Выбираем домен и создаем новую запись.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Кликаем «Создание новой записи»

В новом окне выбираем длину ключа и префикс.

Копируем сгенерированное значение и переходим в DNS-панель.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Копируем запись ТХТ

В DNS-панели создаем запись TXT и вставляем скопированный фрагмент.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Создание записи TXT

Заходим в настройки Gmail и начинаем аутентификацию.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Кликаем «Начать аутентификацию»

Проверяется запись не более двух суток.

Итак, мы рассказали вам о самых популярных почтовых сервисах и их преимуществах, а также описали процесс создания корпоративной почты в каждом из них. Резюмируем все сказанное. Чтобы создать корпоративную почту, вы должны:

  • Определиться с почтовым сервисом. Для этого оцените удобство интерфейса, функциональность, инструментарий, стоимость (в Mail.ru вы сможете создать почту бесплатно, а за корпоративный Gmail или Яндекс 360 нужно платить).
  • Добавить домен и подтвердить, что он принадлежит именно вам.
  • Добавить MX-запись для маршрутизации почты.
  • Добавить SPF-запись для защиты от спама.
  • Добавить DKIM-подпись для повышения доставляемости писем.

Корпоративная почта позволит вам создавать уникальные email-адреса с именем вашей компании для отделов, подразделений и специалистов. Так вы сможете сделать свой бренд более узнаваемым и повысите уровень доверия к компании.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как завести корпоративную почту на своём домене

Настраиваем ящик в Яндекс.Почте и Mail.ru (VK)

Корпоративная почта ассоциируется с деятельностью крупных компаний. Её часто воспринимают как некий элемент бренда. Однако у такого email немало преимуществ и для небольшого бизнеса. Читайте, кому, и для каких целей может понадобиться корпоративная почта, как её создать и какие выполнить настройки.

Кому и зачем необходима корпоративная почта

Где создать корпоративную почту
— Корпоративная почта в Яндекс 360
— VK WorkMail

Как создать корпоративную почту
— Как подтвердить право на домен
— Как настроить MX-запись
— Как настроить SPF-запись
— Как настроить DKIM-подпись

Как настроить корпоративную почту
— Как добавить новых пользователей
— Как добавить администраторов
— Как добавить отделы

Создание корпоративной почты: главное

Кому и зачем необходима корпоративная почта

К числу основных задач, решаемых за счёт корпоративной почты, можно отнести следующие:

Обеспечение доверия к бренду. Письмо с корпоративного адреса вызывает больше доверия к отправителю. Получатель видит, что ему пишут представители бренда. С личной почты может написать кто угодно, в том числе и мошенники.

Отправка массовых рассылок. Если отправлять массовые рассылки с личного адреса, то письма могут попасть в спам или вообще не дойти до адресата. Использование корпоративного адреса для рассылок улучшает доставляемость и уменьшают вероятность блокировки со стороны почтовых сервисов.

Организация внутренних коммуникаций. При использовании мессенджеров или личных email-адресов часть важной рабочей переписки может затеряться среди прочих сообщений. В корпоративную почту приходят только письма, касающиеся работы. Кроме того, сервисы корпоративной почты нередко предлагают дополнительные преимущества: отправка больших файлов, настройки обработки писем, сохранение архива сообщений.

Ещё один важный момент касается режима работы и отдыха. Сотрудники используют корпоративную почту на рабочем месте. Соответственно после завершения трудового дня люди полноценно отдыхают. Рабочие вопросы в личной переписке их беспокоить не будут. Чем лучше сотрудник отдохнёт, тем более продуктивным он будет в работе.

Из перечисленных задач следует, что корпоративная почта полезна тем, кто:

  • общается с людьми от лица бренда;
  • отправляет массовые рассылки;
  • желает навести порядок в рабочих переписках;
  • хочет оптимизировать внутренние коммуникации.

Где создать корпоративную почту

Создать корпоративную почту можно на своём сервере или в специальном сервисе. При использовании собственного сервера потребуется привлечение специалистов для настройки и последующей поддержки корректной работы. Такой вариант обойдётся дороже и займёт больше времени.

Намного легче сделать корпоративную почту в сервисе. Среди отечественных решений можно использовать Mail.ru либо Яндекс. Сравните функционал, тарифы и условия, чтобы найти наиболее оптимальное решение.

Корпоративная почта в Яндекс 360

Корпоративная почта является элементом бизнес-платформы Яндекс360. Интерфейс почти не отличается от типового почтового ящика, поэтому обучать сотрудников дополнительно не потребуется. С переходом с иной платформы проблем не возникнет: можно легко перенести данные из Google Workspace, Microsoft 365 и других сервисов.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

При использовании корпоративной почты Яндекса можно создавать неограниченное количество адресов для сотрудников на своём домене.

Функционал почты включает:

  • управление доступами сотрудников;
  • сохранение архивов переписки;
  • наличие веб-версии и мобильного приложения;
  • возможность персонализации в оформлении;
  • наличие адресной книги и списка рассылок;
  • облачное хранилище для каждого пользователя;
  • встроенный переводчик и подсказчик;
  • поддержка 24/7 и персональный менеджер.

Дополнительно нужно отметить повышенную безопасность. Все письма хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и ежедневно автоматически создаются копии. Вход в сервис защищает Яндекс ID, а система фильтров проверяет все входящие на вирусы и спам.

Стоимость корпоративной почты Яндекс 360 зависит от выбранного тарифа и количества пользователей. На базовом тарифе оплата за одного пользователя составит 249 рублей в месяц.

VK WorkMail

Корпоративная почта от Mail.ru входит в состав продуктов VK WorkSpace. Здесь пользователя ждёт обычный интерфейс, как в почтовом ящике mail.ru. Можно запустить почту с нуля или перенести данные с иной платформы.

Максимальное количество создаваемых адресов на одном домене — 5 000. Но лимит можно расширить.

Функционал корпоративной почты VK WorkMail включает:

  • настройки работы с письмами — группировка, создание фильтров, совместная работа;
  • календарь с настройкой уведомлений о важных событиях;
  • адресная книга с настройкой списка контактов;
  • аудио- и видеозвонки в почте или через календарь;
  • настройка прав доступа и условий использования;
  • файловое хранилище до 100 Гб.

Все письма и вложения хранятся на двух разных серверах — оригиналы и копии. Почта доступна с любого устройства.

Относительно стоимости у почты от Mail.ru есть значимое преимущество в виде бесплатного тарифа. Можно потестировать базовую версию, чтобы принять решение. Платные решения обеспечивают доступ ко всем продуктам платформы и даёт большую гибкость в управлении. Стоимость зависит от количества пользователей и составляет от 3 190 рублей в месяц.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как создать корпоративную почту

Рассмотрим, как создать корпоративную почту VK WorkMail. При выборе одного сервиса общий алгоритм будет похожим. Как правило, сначала нужно подтвердить права на домен, а затем выполнить ряд технических настроек.

Итак, чтобы создать корпоративную почту в VK WorkMail, перейдите на и зарегистрируйтесь. При регистрации вам будет предложено создать личный почтовый ящик, который понадобится для подтверждения. При наличии аккаунта Mail.ru войдите в него и откройте страницу VK WorkMail. Также можно авторизоваться на платформе через аккаунт «ВКонтакте».

После авторизации кликните на кнопку «Подключить» на первом экране или возле выбранного тарифа. В открывшемся окошке нужно указать доменное имя, согласиться с условиями и кликнуть «Создать проект».

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Важно! Вам необязательно иметь свой сайт, чтобы сделать корпоративную почту. Нужно просто зарегистрировать домен и использовать его без сайта.

Для создания корпоративной почты необходимо подтвердить права на использование домена и выполнить техническую настройку.

Как подтвердить право на домен

В VK WorkMail подтвердить права на домен можно несколькими способами.

Способ первый — проверка DNS-записи: для тех, у кого имеется домен без сайта.

У разных хостингов процесс может несколько отличаться. Подробные инструкции можно поискать в справке либо уточнить у техподдержки. Рассмотрим, как добавить DNS-запись через хостинг Beget:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Спустя 15-30 минут обновятся DNS-записи и вам останется только кликнуть на кнопку «Подтвердить».

Способ второй — перенос DNS-записей: для тех, у кого есть домен без сайта.

Рассмотрим процесс для хостинга REG.RU. Вот что нужно сделать:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Выбрав «DNS-серверы», кликайте на «Изменить».

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

  • Добавьте скопированный код в первую строку.
  • Скопируйте в Mail.ru вторичный DNS-сервер и добавьте его во вторую строку. Кликните на «Продолжить».
  • Согласитесь с запросом на изменение DNS.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Дождитесь, пока записи обновятся и подтвердите.

Способ третий — добавление метатега: для тех, у кого есть сайт и доступ к панели управления.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Далее вернитесь на платформу Mail.ru и кликните «Подтвердить».

Способ четвёртый — загрузка HTML-файла: для тех, у кого есть сайт и доступ к хостингу.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

После этого ваш домен будет подтверждён и можно переходить к другим настройкам.

Как настроить MX-запись

После подтверждения домена платформа предложит настроить MX запись. Эта запись требуется для начала работы корпоративного почтового ящика, поскольку она указывает на сервер, обрабатывающий почту.

Рассмотрим процесс настройки MX-записи на masterhost.ru согласно

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Через несколько часов MX-запись обновится. Письмо об окончании проверки придёт на email, указанный при регистрации в хостинге. Также статус проверки обновится в кабинете VK WorkSpace.

Как настроить SPF-запись

SPF-запись защищает от подделки домена. Без неё письма уйдут в спам, поскольку этот элемент указывает на используемые сервера и правила обработки писем. Вот как настроить SPF-запись на masterhost.ru:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

  • Откройте «Услуги» в разделе «DNS-зоны».
  • Кликните на название настраиваемого домена.
  • После открытия новой страницы перейдите к добавлению новой записи.
  • Укажите такие параметры:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

После добавления SPF-записи переходите к следующему этапу.

Как настроить DKIM-подпись

Наличие DKIM-подписи необходимо, чтобы подтвердить реальность адреса отправителя. Также эта запись влияет на повышение доставляемости, поскольку сервер получателя автоматически её проверяет и принимает решение о приёме входящих.

Рассмотрим, как установить собственную DKIM-подпись для писем с вашего домена. Потребуется настроить новую TXT-запись. Вот как сделать это на Beget:

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Учтите, что настроить DKIM-подпись можно только после того, как будут правильно настроены MX-записи.

На этом техническая настройка корпоративной почты завершена. Можно переходить к подготовке ящика для работы.

Как настроить корпоративную почту

Чтобы корпоративная почта заработала в полную силу, нужно добавить пользователей.

Как добавить новых пользователей

В меню с левой стороны найдите раздел «Пользователи» и кликните на «Создать».

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Далее напишите имя и фамилию сотрудника. Добавьте адрес почты, который будет использовать этот сотрудник и придумайте пароль.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как добавить администраторов

Откройте раздел «Администраторы» и кликните на «Добавить».

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Начните вводить email пользователя и выберите нужное из предложенного списка. Выберите тип доступа:

  • Владелец. Доступен весь функционал, включая управление администраторами.
  • Администратор. Доступны все функции, кроме редактирования состава администраторов.
  • Администратор групп. Может управлять рассылками в доступных группах.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Выбранному пользователю нужно сообщить о назначении его администратором. Нажмите на «Выслать приглашение», чтобы пользователь мог принять назначение.

Как добавить отделы

Создать отделы можно в разделе «Структура компании». Можно выбрать название из предложенных вариантов или указать собственное.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Всё. Ваша корпоративная почта готова к использованию. Для отправки массовых рассылок удобно корпоративную почту сразу подключить к сервису email-рассылок. Это позволит не только рассылать письма, но и обеспечить дополнительные возможности. Например, при подключении к Unisender можно создавать письма по шаблонам и с нуля, рассылать неограниченное число писем, запускать автоматические рассылки, собирать базу контактов, просматривать аналитику, создавать чат-ботов и лендинги.

Создание корпоративной почты

  • Корпоративная почта полезна тем, кто делает массовые рассылки и хочет эффективно управлять рабочими коммуникациями.
  • Быстрее и легче создавать почту на специальных платформах вроде Яндекс360 VK WorkSpace. При выборе стоит обратить внимание на функционал и стоимость.
  • Алгоритм запуска почты на различных платформах схож: подтвердить права на домен, настроить MX- и SPF-записи, DKIM-подпись.
  • Для начала использования корпоративной почты добавьте пользователей и администраторов. Если нужно, то создайте отделы.
  • Для запуска почтовых рассылок от лица компании можно подключить корпоративную почту к сервису email-рассылок.

ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️ Читайте только в блоге
Unisender

Поделиться

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Зачем нужна корпоративная почта

Корпоративная почта позволяет сотрудникам компании удобно обмениваться сообщениями и материалами друг с другом, а также с партнерами и клиентами.

Для клиентов и партнеров наличие корпоративной почты — первая монетка в копилку доверия к любой организации:

  • по корпоративной почте сразу видно, откуда тебе написали;
  • такой адрес гораздо проще запомнить;
  • компания, письма от которой поступают с gmail.com или mail.ru, кажется подозрительной и ненадежной.

Помимо положительного влияния на имидж, корпоративная почта позволяет компании:

  • Удобно управлять всеми адресами внутри организации. Например, предоставлять доступ к какому-то внутреннему ресурсу по домену.
  • Отправлять массовые email-рассылки. Рассылки — один из самых эффективных каналов взаимодействия с аудиторией. И если компания хочет заниматься email-маркетингом, то ей не обойтись без корпоративной почты с настроенными записями SPF и DKIM. Массовые рассылки с обычной почты почти наверняка попадут в спам. Кроме того, большинство сервисов для рассылок требуют указать в качестве адреса отправителя корпоративную почту
  • Защититься от спама и вирусов.  Например, если вы создаете корпоративную почту на Яндексе или в Гугле, то в придачу получаете встроенную антивирусную защиту и мощные настраиваемые спам-фильтр.

Когда создаете новую почту, обязательно делайте грамотный прогрев ящика и не начинайте отправки массовых рассылок сразу по 1-5 тысяч контактов.

Способы организации корпоративной почты

Есть несколько основных способов организовать корпоративную почту. Выбор того или иного варианта зависит как от размеров бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков.

Бесплатные email от почтового сервиса

Строго говоря, таким способом вы не получите корпоративную почту, так как почтовый ящик для каждого сотрудника будет зарегистрирован на бесплатных ресурсах (gmail.com, mail.ru, yandex.ru), и в адресе не будет домена компании. Однако такие ящики также можно использовать для решения бизнес-задач.

Главным и единственным плюсом такого способа организации корпоративной почты является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах компании, то недостатков оказывается гораздо больше:

  • такую почту нельзя настроить под потребности компании;
  • сложно создать большое количество email с красивыми именами, так как большинство адресов уже кем-то заняты;

Корпоративная почта от почтового сервиса

Это самый популярный способ организовать корпоративную почту. Почтовые сервисы предоставляют компаниям возможность создать корпоративную почту на своем домене. Самое приятное, что некоторые из них предлагают такую услугу бесплатно. Например, Яндекс и Mail.ru дают доступ к корпоративной почте без денег, достаточно подключить домен.

Основные преимущества корпоративной почты от почтового провайдера:

  • можно создать любое количество email-адресов с именами, которые легко запоминаются;
  • домен компании будет в каждом почтовом адресе;
  • встроенная антивирусная защита;
  • мощные настраиваемые спам-фильтры.

Подробную инструкцию о том, как завести корпоративную почту на Gmail, Mail.ru и Яндексе, вы найдете в статье  «Как завести корпоративную почту на своем домене».

Корпоративная почта от хостинг-провайдера

Такой вариант популярен для компаний, сайты которых размещены на серверах определенных хостеров. В этом случае можно разместить на сервере и почтовые ящики с любыми именами и указанием корпоративного адреса в email-имени.

Некоторые хостинги предоставляют корпоративную почту бесплатно после покупки домена.

Плюсы такого способа организации корпоративной почты:

  • персональное управление и настройка основных фильтров;
  • полное шифрование всей передаваемой корреспонденции с помощью протоколов SSL/TLS;
  • мощные настраиваемые спам-фильтры
  • управление объемами почтовых ящиков.

Email-адреса на собственном почтовом сервере

Самый независимый из всех способов, но при этом самый трудозатратный.

Сложность способа заключается в том, что для его реализации нужны определенные технические возможности и оборудование:

  • интернет-канал с высокой скоростью;
  • физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
  • специальное ПО для функционирования сервера;
  • действующее доменное имя.

Чтобы обеспечить все нужные условия, требуются значительные вложения. Однако в результате вы получите особые преимущества:

  • гибкое дисковое пространство;
  • персональную настройку фильтров и переадресации писем;
  • простое резервное копирование;
  • постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. Однако при этом ваша почта будет полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, которым располагаете. После этого будет легче выбрать оптимальное решение.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Она дает возможность наладить общение между сотрудниками и отделами, отправлять рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

Как должен выглядеть профессиональный адрес электронной почты в организации?

В бизнесе важно продумать все мелочи, так как потребитель на них тоже обращает внимание. Адрес электронной почты как раз относится к таким мелочам. Если ваш e-mail на домене помогает создать профессиональный образ вашей компании, это укрепит доверие клиента к вам.

Солидность и аккуратность

Добавлять цифры нужно осторожно, только в случае необходимости. Они будут сбивать с толку пользователей, особенно если это просто наборы символов вроде «123». Без цифр электронные адреса выглядят опрятнее, аккуратнее. Да и клиентам проще будет их воспринимать. Попробуйте создать короткий e-mail, это также понравится вашим партнёрам и потребителям ваших услуг.

Путаница у клиентов может возникнуть и из-за смешения регистров. Поэтому лучше, если при создании нового адреса электронной почты домена вы используете символы нижнего регистра. Помните, что при виде вашего e-mail потребители должны связать его с вами, предпочтительно с вашей профессиональной стороной.

Удобство и комфорт

Вы получаете не только красивый электронный адрес, но и много других приятных бонусов. У вас будет собственный сервер с индивидуальным доменом, работа с корреспонденцией будет под защитой более высокого уровня. Делать рассылки с корпоративного адреса также намного проще.

Ваши письма будут гарантированно доставляться адресатам благодаря тому, что в почтовых ящиках можно настроить записи SPF и DKIM. Система будет доверять им и не станет отправлять сообщения в спам. Кроме того, вы сможете организовать рабочую переписку, подключив всех сотрудников компании.

Электронные адреса на доменах из новых зон

Такие e-mail адреса точно будут уникальными. За последние 20 лет появилось очень много новых тематических доменов: .COMPANY, .SHOP, .CLINIC, .PRO. С их помощью вы сможете сократить количество символов в электронном адресе и выгодно выделиться на фоне конкурентов.

Воспользоваться такой возможностью вы можете уже сегодня:

На днях наткнулся на любопытный материал Geekhacker о том, как создать корпоративную почту. Среди прочего там был топ почтовых сервисов, почти все из них российские. Решил поделиться текстом.

Корпоративная почта позволяет эффективно настраивать холодные и маркетинговые рассылки, налаживать взаимодействие сотрудников компании без необходимости личной встречи или телефонных звонков. Это отличный инструмент для решения текущих задач и не только. Если сотрудник удаленный, то с ним удобнее всего общаться как раз посредством e-mail.

Некоторые пользователи не понимают разницы между стандартной электронной почтой и корпоративной. Хотя различий много. В данном материале мы расскажем о корпоративной почте и рассмотрим лучшие платформы для создания почтового сервера и удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.

Что такое корпоративный e-mail?

Это электронная почта, использующая домен вашей компании, а не стандартные префиксы вроде «mail.ru», «yandex.ru» или «list.ru». Стоит заметить, что в 2021 году на корпоративной почте держится весь маркетинг, хоть последняя и является платной.

Ведь такой вариант имеет ряд определённых преимуществ перед стандартной почтой:

  • Собственный сервер с индивидуальным доменом;
  • Более высокий уровень защиты;
  • В системе только сотрудники;
  • Крайне низкий уровень спама;
  • Лёгкое управление ящиками внутри домена;
  • Владение доменом открывает новые перспективы в бизнесе;
  • Более эффективные рассылки.

Это только некоторые преимущества корпоративной электронной почты перед стандартной. Домен можно создать для одной организации и добавить сотрудников, присвоив каждому собственный адрес электронной почты. Для коммуникации с определённым работником достаточно будет нажать всего одну кнопку в окне почтового ящика и написать сообщение. Интерфейс выглядит точно так же, как и в обычном почтовом ящике, поэтому переезд не доставит проблем.

Зачем нужна корпоративная почта?

Есть несколько причин использовать для бизнеса и собственного бренда корпоративную почту

Во-первых, это отличный способ подтвердить состоятельность своего бизнеса. Но есть и другие преимущества, о которых стоит сказать подробнее.

Особенно, если при этом используется собственный домен:

  • Чтобы выглядеть профессионально. Ни один серьёзный предприниматель не будет использовать стандартный почтовый ящик. Это своеобразные правила хорошего тона. Никакого времени рядовому сотруднику для привыкания не понадобится, так как интерфейс будет тем же.
  • Чтобы влиять на доставляемость писем. Дело в том, что в стандартных почтовых ящиках нельзя настроить записи SPF, DKIM и DMARC, а значит, у системы не будет доверия к таким письмам и они автоматически попадут в спам. В этом плане у стандартной почты (вроде Яндекс.Почта или Gmail) крайне неудобный механизм.
  • Чтобы организовать рабочую переписку. Сделать это в стандартном почтовом ящике крайне сложно, так как там нельзя подключить всех сотрудников, создать их контакты и общаться только с ними. Плюс – наличие отвлекающих факторов в виде рекламы и прочих вещей. Обновление задания можно будет сразу донести до нужных работников.

Есть несколько основных правил при создании бизнес емейла, которые позволят повысить продажи и обеспечат письмам соответствующий приоритет:

  • Чем короче доменная почта, тем лучше.
  • Ни в коем случае не используйте цифры (а если они есть – удалите их как можно скорее). Их наличие затрудняет восприятие и негативно влияет на переадресацию в случае чего.
  • По названию домена сразу должно быть понятно, от какой организации пришло письмо.
  • Добавьте контактную информацию в стандартный шаблон или непосредственно перед отправкой емейл. Это повышает шанс обратной связи.

Корпоративную почту можно создать на своём хостинге или же используя специальный почтовый сервис. Оба варианта платные, но собственный хостинг используется только в тех случаях, если кроме самой почты больше ничего не требуется: никаких дополнительных инструментов предоставлено не будет.

Почему для рассылок лучше корпоративный email?

Иными словами, письма от компании с собственным доменом заслуживают больше доверия, чем стандартные сообщения. Высока вероятность того, что письмо не попадёт в папку со спамом и будет действительно прочитано.

Также корпоративные почтовые ящики не блокируются, если с них отправлено слишком много писем. А вот «гражданские» ящики могут быть заподозрены в рассылке спама, что приведёт к перманентной блокировке.

5 действий для создания почты на своем домене

Процесс создания на любом сервере состоит из определённого количества шагов. Обычно их не более пяти. Каждый шаг необходим, так как является компонентом одного процесса. Пропускать их нельзя. Вот, что нужно сделать:

  • Шаг 1: подтверждение домена. Необходимый этап, который позволит в наименовании почтового ящика указывать собственный корпоративный домен, а не безликое «google.com». Для процесса подтверждения домена есть отдельная инструкция.
  • Шаг 2: добавление MX-записи. Это запись, указывающая на сервер, который обрабатывает почту. Сначала нужно выбрать, какой почтовый сервис вы будете использовать, а затем проверить, не была ли настроена MX запись ранее. Иначе они будут конфликтовать.
  • Шаг 3: добавление SFP-записи. Эта запись определяет список серверов, с которых допускается отправка почтовых сообщений. Это снижает риск попадания в спам и существенно повышает уровень безопасности. Именно по SFP записи любая система осуществляет проверку на спам.
  • Шаг 4: добавление DKIM-подписи. Такая подпись служит доказательством того, что письмо пришло от реального отправителя, а не от бота мошенников. Система автоматически помещает такие сообщения во входящие.

Одна важная особенность при создании корпоративной почты: выбираем среди тарифов те, что предлагают максимум возможностей для ведения современного бизнеса. Так можно существенно сэкономить. Ведь базовой почты (пусть и правильно настроенной) может и не хватить для всех нужд корпорации. Теперь же стоит посмотреть, к какой системе осуществить подключение и где создать учетные записи сотрудников.

Лучшие сервисы для создания корпоративной почты

На самом деле, многие компании предоставляют возможность создать собственный домен. Среди них есть даже такие гиганты, как Yandex и Google. Однако существуют и другие более адаптированные под рынок СНГ варианты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *